Sistem za izračun stroškov dela vključuje postopek zbiranja informacij o stroških, povezanih z določeno proizvodno ali storitveno službo. Te informacije bodo morda potrebne za predložitev informacij o stroških stranki po pogodbi, v kateri se stroški povrnejo. Informacije so koristne tudi za določanje natančnosti sistema ocenjevanja v podjetju, ki bi moral biti sposoben navesti cene, ki omogočajo razumen dobiček. Podatki se lahko uporabljajo tudi za dodeljevanje stroškov, ki jih je mogoče izdelati, za proizvedene izdelke.
Sistem za izračun stroškov dela mora zbirati naslednje tri vrste informacij:
Neposredni materiali . Sistem za izračun stroškov dela mora biti sposoben slediti stroškom materialov, ki se med delom uporabljajo ali odstranijo. Če torej podjetje izdeluje stroj po meri, je treba stroške pločevine, uporabljene v gradnji, zbrati in bremeniti za delo. Sistem lahko te stroške sestavi z ročnim sledenjem materialov na obračunskih listih ali pa podatke zaračuna z uporabo spletnih terminalov v skladišču in na proizvodnem območju. Običajno so materiali pripravljeni za delo v skladišču in so takrat zaračunani za določeno delovno mesto. Če se kateri koli preostali material pozneje vrne v skladišče, se nato od dela odštejejo njihovi stroški in se vrnejo v skladišče.
Neposredno delo . Sistem stroškov dela mora slediti stroškom dela, porabljenega za delo. Če je delovno mesto povezano s storitvami, lahko neposredno delo obsega skoraj vse stroške dela. Neposredno delo se navadno dodeli opravilu s časovno kartico (z uporabo ure za prebijanje), časovnim razporedom (kjer se opravljene ure beležijo ročno) ali z mrežno aplikacijo za uro v računalniku. Te podatke lahko posnamete tudi na pametni telefon ali prek interneta. V vseh primerih mora uporabnik pravilno identificirati opravilo, tako da lahko informacije o stroških uporabi za pravilno opravilo.
Nad glavo . Sistem stroškov dela določa režijske stroške (na primer amortizacijo proizvodne opreme in najemnino stavbe) enemu ali več skupinam stroškov. Na koncu vsakega obračunskega obdobja se skupni znesek v vsakem naboru stroškov dodeli različnim odprtim delovnim mestom na podlagi neke dosledno uporabljene metodologije razporejanja.
V praksi bo sistem za izračun stroškov dela morda treba prilagoditi zahtevam stranke. Nekatere stranke dovolijo, da se določenim stroškom zaračuna samo njihova delovna mesta. To je najpogostejše v primerih povračila stroškov, ko se kupec pogodbeno strinja, da podjetju povrne vse stroške, zaračunane za določeno delovno mesto. Posledično lahko sistem za izračun stroškov dela vsebuje veliko število specializiranih pravil, ki se v splošnem ne uporabljajo za vsa delovna mesta, za katera zbira informacije.
Ko je opravilo končano, je treba v sistemu za izračun stroškov posla nastaviti zastavico, da se to opravilo zapre. V nasprotnem primeru obstaja velika verjetnost, da mu bodo zaposleni še naprej zaračunavali čas in da bo po koncu vsakega naslednjega meseca še naprej privabljal dodeljene režijske stroške.
Dokler je delovno mesto v izdelavi, se sestavljeni stroški evidentirajo kot sredstvo zalog. Ko je delo zaračunano kupcu (ali odpisano), se stroški preusmerijo na račun stroškov prodanega blaga. Ta pristop zagotavlja, da so prihodki povezani z odhodki v istem časovnem obdobju. Revizorji podjetja lahko poskušajo preveriti, kako dobro deluje sistem obračunavanja stroškov dela, da ugotovijo, ali se lahko zanašajo na njegovo zmožnost sestavljanja stroškov za postavke zalog in zaračunavanja stroškov v pravilnem obdobju poročanja.
Primer stroškov dela
Podjetje ABC Corporation zažene Job 1001. V prvem mesecu poslovanja delovno mesto zbere 10.000 USD neposrednih materialnih stroškov, 4.500 USD neposrednih stroškov dela in dodeli se 2.000 USD splošnih stroškov. Tako je sistem konec meseca za delo 1001 zbral 16.500 USD. Ti stroški se začasno shranijo kot sredstvo zalog. ABC nato opravi delo in stranki zaračuna račune. Takrat se 16.500 USD prenese iz zaloge v stroške prodanega blaga.
