Odhodkovni cikel je sklop dejavnosti, povezanih z nakupom in plačilom blaga in storitev. Te dejavnosti vključujejo določitev, kaj je treba kupiti, nabavne dejavnosti, prevzem blaga in plačila dobaviteljem. Velik del vložka v odhodkovni cikel prihaja iz prodajnega cikla, kjer nabavne zahteve temeljijo na obsegu in vrsti naročil strank.
Odhodkovni cikel je sestavljen iz več različnih komponent, vključno z zahtevami za blago in storitve, izbiro dobaviteljev, naročanjem blaga in storitev, njihovim prejemom in naknadnim plačilom zanje. Celoten odhodkovni cikel vsebuje naslednje dejavnosti:
Določite, katero blago in storitve je treba naročiti. Večina blaga, ki ga je treba naročiti, je potrebna v proizvodnem procesu. Za to sistem izračuna sestavne dele, ki jih je treba imeti na voljo za načrtovano proizvodnjo, in odšteje ročne in nedodeljene surovine, da doseže zneske, ki jih je treba pridobiti. Če je blago ali storitve potrebno za prodajno ali administrativno funkcijo, uporabnik izpolni obrazec za zahtevo, ki podrobno opisuje njene zahteve, in ga posreduje oddelku za nabavo.
Ko se blago kupuje za tekočo proizvodnjo, sistem nabavnemu osebju predloži predhodno naročilo z uporabo prednostnega dobavitelja, navedenega v glavni datoteki inventarja za vsak predmet, ki ga želite kupiti. Naročnik pregleda in odobri ta naročila, ki se nato pošljejo elektronsko neposredno dobaviteljem ali pa jim jih natisnejo in pošljejo po pošti.
Ko se zahteva nestandardno blago in storitve, nabavno osebje razišče možne dobavitelje, izbere najboljšega in jim izda naročilo.
Ko je blago sprejeto, sprejemni oddelek dostopa do odprtih naročil v sistemu in vnese prejete količine.
Ko prejmejo račune dobaviteljev, jih plačilno osebje prijavi v sistem. Nato sistem te račune primerja z odobritvenimi naročilnicami in prejemom informacij, da ugotovi, ali je račune mogoče plačati. V tej fazi je lahko veliko ročnega usklajevanja. Rezultat je niz računov, ki so bili odobreni za plačilo.
Sistem pri vsakem posebej razporedi plačila dobaviteljem na podlagi vnaprej določenih plačilnih pogojev. Ko prispe predvideni datum plačila, sistem obdela plačilo, ki bo v obliki elektronskih nakazil ali čekov.
