Participativno pripravo proračuna je postopek, v okviru katerega so ljudje, na katere proračun vpliva, aktivno vključeni v postopek oblikovanja proračuna. Ta pristop k oblikovanju proračuna od spodaj navzgor ustvarja proračune, ki so bolj dosegljivi kot proračuni od zgoraj navzdol, ki jih podjetju naloži višje vodstvo z veliko manjšo udeležbo zaposlenih. Prav tako je boljše za moralo in povzroča večje napore zaposlenih, da dosežejo tisto, kar so predvideli v proračunu. Vendar zgolj participativni proračun ne upošteva strateških vidikov na visoki ravni, zato mora vodstvo zaposlenim zagotoviti smernice glede splošne usmeritve podjetja in tega, kako se posamezni oddelki vanj prilegajo.
Kadar se participativno načrtovanje proračuna uporablja v celotni organizaciji, se predhodni proračuni preusmerijo skozi korporacijsko hierarhijo, ki jih med drugim pregledajo in po potrebi spremenijo menedžerji na srednji ravni. Ko se sestavijo v en sam glavni proračun, lahko postane očitno, da predloženi proračuni ne bodo delovali skupaj, v tem primeru pa se pošljejo nazaj na začetnike na novo ponovitev, običajno s smernicami, v katerih je zapisano, kaj išče višje vodstvo.
Zaradi večjega števila zaposlenih, vključenih v participativno pripravo proračuna, traja dlje, da se ustvari proračun, kot je to pri proračunu od zgoraj navzdol, ki ga ustvari veliko manjše število ljudi. Tudi stroški dela, povezani z oblikovanjem takšnega proračuna, so razmeroma visoki.
Druga težava pri participativnem načrtovanju proračuna je, da ker so ljudje, ki izvirajo iz proračuna, tudi tisti, katerih uspešnost se bo primerjala z njimi, obstaja težnja, da udeleženci sprejmejo konzervativni proračun z dodatnimi odbitki, tako da bodo upravičeno prepričani kaj napovedujejo v proračunu. Ta težnja je bolj izrazita, ko zaposleni dobivajo bonuse glede na njihovo proračunsko uspešnost. Težave s proračunsko ohlapnostjo je mogoče omiliti tako, da člani poslovodstva, ki bodo najverjetneje vedeli, kdaj se proračuni obdajajo, in ki jih lahko po potrebi prilagodijo, pregledajo proračun. Le z upoštevanjem tega pristopa lahko raztegnjene cilje vključimo v proračun.
