Neugodne razlike se pojavijo, ko organizacija primerja svoje dejanske rezultate s proračunom ali standardom. Razlika se lahko nanaša na prihodke ali odhodke in je opredeljena kot:
Neugodna razlika v prihodkih . Kadar je znesek dejanskih prihodkov manjši od običajnega ali predvidenega zneska. Tako so dejanski prihodki v višini 400.000 USD v primerjavi s proračunom 450.000 USD enaki neugodni razliki v prihodkih v višini 50.000 USD.
Neugodna variacija stroškov . Ko je znesek dejanskih odhodkov večji od običajnega ali predvidenega zneska. Tako so dejanski odhodki 250.000 USD v primerjavi s proračunom 200.000 USD enaki neugodni odstopanji odhodkov v višini 50.000 USD.
Na splošno je namen neugodne variance poudariti potencialno težavo, ki lahko negativno vpliva na dobiček, ki se nato popravi. V resnici koncept ne deluje tako dobro. Težava je v tem, da obstajajo le neugodne razlike glede na standardni ali predvideni znesek in da je izhodiščni znesek morda nemogoče ali vsaj zelo težko doseči. Na primer:
Razlika v nabavni ceni . Nabavno osebje določi standardno nabavno ceno za pripomoček v višini 2,00 USD na enoto, ki jo lahko doseže le, če podjetje kupi 10.000 enot. Ločena pobuda za zmanjšanje zalog zahteva nakupe v količini 1.000 enot. Na nižji glasnosti lahko podjetje pripomočke kupi le po ceni 3,00 USD na enoto. Tako neugodnega odstopanja nabavne cene v višini 1,00 USD na enoto ni mogoče popraviti, dokler se nadaljuje pobuda za zmanjšanje zalog.
Razlike v učinkovitosti dela . Podjetje, ki deluje z dolgimi proizvodnimi obdobji, določa nizke stroške dela na proizvedeno enoto. Na polovici leta preide na vlečni proizvodni sistem, kjer se enote proizvajajo le, če je naročilo kupca. Podjetje na splošno doživlja močan padec stroškov, čeprav obstajajo velike neugodne razlike v učinkovitosti dela, ki jih povzročajo zaposleni, ki delajo v manj enotah.
Zato je treba pregledati osnovne razloge za neugodno odstopanje, preden ugotovimo, da problem dejansko obstaja. Običajno je najboljši pokazatelj neugodne variance, ki zahteva sanacijo, kadar je izhodišče pretekla uspešnost in ne samovoljni standard.
Koncept neugodne variance se uporablja v poročanju o izjemah, kjer želijo upravitelji videti le tiste neugodne variance, ki presegajo določen najnižji znesek (kot je na primer vsaj 10% izhodišča in več kot 25.000 USD). Če neugodna varianca preseže najnižjo vrednost, se o njej poroča vodjem, ki nato ukrepajo, da odpravijo kakršno koli osnovno težavo.
Koncept neugodne variance je še posebej koristen pri organizacijah, ki se strogo držijo proračuna. V teh podjetjih finančni analitik poroča o odstopanjih, ki so neugodne glede na proračun. Nato so upravitelji odgovorni za to, da odstopanje prilagodijo proračunu.
Nasprotno pa, če uprava dosledno ne upošteva upoštevanja načrtovanih pričakovanj, potem poročanje o neugodni varianti morda ne bo sprožilo nobenega ukrepa. To je še posebej verjetno, če se proračun uporablja le kot splošno vodilo.
