Težave s karticami za nabavo podjetij
Številne organizacije svojim zaposlenim dovolijo, da z osebnimi kreditnimi karticami kupujejo blago in storitve v imenu podjetja, za kar dobijo povračilo. Ta pristop predstavlja tveganje za zaposlene, saj se lahko podjetje odloči, da jim ne bo povrnilo stroškov, ali pa denarni krč lahko odloži povračilo stroškov. Višja stopnja sofisticiranosti, ki se tej težavi izogne, je, da nekaterim zaposlenim izdajamo kartice za nabavo v podjetjih, kar jim omogoča, da opravijo določene vrste nakupov, ki jih bo podjetje plačalo neposredno.
Če je kateri koli od teh načinov nabave dovoljen, lahko zaposleni od koga koli kupijo kar koli, kar lahko zaobide pravila o nakupu podjetja za obravnavo ožjega seznama prednostnih dobaviteljev. Prav tako se nabavne kartice običajno razdelijo le majhni skupini posameznikov, vsi ostali pa nimajo zanesljivega načina nakupa manjših predmetov, razen povračila s strani podjetja.
Ghost Card
Tretja možnost nakupa, ki zaobide težave, ki jih predstavljata prvi dve možnosti, je kartica duha. Duhovna kartica je preprosto številka kreditne kartice, ki je specifična za vsak oddelek podjetja in jo lahko uporablja kdor koli v tem oddelku. Nakupi, opravljeni na vsaki od teh kartic, se nato povrnejo oddelku, ki mu je bila izdana.
Koncept kartice duha olajša določanje stroškov kupljenih predmetov določenim oddelkom, hkrati pa več zaposlenim omogoča dostop do te možnosti nakupa. Ta pristop tudi pospešuje hitrost, s katero je podjetje seznanjeno z nakupi zaposlenih; stroški, predloženi za povračilo, se včasih ne posredujejo mesečno.
Kartico duha je mogoče izdati celo izbranim dobaviteljem. Ti dobavitelji preprosto zaračunajo številko kartice vsakega nakupa podjetja, opravljenega prek njih, kar zmanjša papirje, ki bi bili običajno povezani z vsakim posameznim nakupom.
Nazadnje bi moral ponudnik kartic duhov imeti možnost, da podatke o nakupih, opravljenih neposredno v sistem obveznosti do podjetij, prenese na prenos, tako da osebje za obveznosti do vplačil ne zahteva vnosa podatkov.
Slaba stran kartice duha je, da jo lahko nekdanji zaposleni še vedno poskušajo uporabiti; to ne bi veljalo, če bi jim izdali določeno izkaznico, saj bi jo ob odhodu iz podjetja upokojili in njeno številko deaktivirali.
