Knjiženje v glavno knjigo vključuje evidentiranje podrobnih računovodskih transakcij v glavni knjigi. Vključuje združevanje finančnih transakcij, od koder so shranjene v specializiranih knjigah, in prenos podatkov v glavno knjigo. Sprva se transakcije, ki so dokončane po obsegu, običajno evidentirajo v posebni knjigi, kot je knjiga prodaje. S tem preprečite, da bi bila glavna knjiga v tisočih transakcij podrobno preplavljena. Podatki v glavni knjigi se nato združijo v sklop računovodskih izkazov za vsako poročevalno obdobje.
Informacije v eni od posebnih knjig se v rednih časovnih presledkih zbirajo, nato se naredi povzetek in objavi v glavni knjigi. V okolju ročnega knjigovodstva lahko združevanje poteka v določenih intervalih, na primer enkrat na dan ali enkrat na mesec. Na primer, če je bila izvorna knjiga prodajna knjiga, lahko združeni vnos knjiženja vključuje bremenitev računa terjatev in dobropisov prodajnega računa in različne račune obveznosti davka od prodaje. Pri objavi tega vnosa v glavni knjigi je v polju za opis lahko zapisan datum, za katerega se vnos nanaša. To je koristno za zagotavljanje dodatne jasnosti uporabniku glavne knjige, ki morda raziskuje določene transakcije.
V računalniškem knjigovodskem okolju knjiženje v glavni knjigi morda ni opazno. Programska oprema to preprosto počne v rednih časovnih presledkih ali vpraša, ali želite knjižiti, in nato samodejno obravnava knjiženje osnovne knjige. Možno je, da se v poročilih, ki jih ustvari sistem, ne pojavi nobena transakcija knjiženja.
Knjiženje v glavno knjigo se ne zgodi za transakcije z manjšim obsegom, ki so že zabeležene v glavni knjigi. Nakup osnovnih sredstev je na primer lahko tako redek, da za te transakcije ni potrebna posebna knjiga, zato se namesto tega evidentirajo neposredno v glavni knjigi.
Če kdo želi raziskati podroben posel, običajno začne z enim od računovodskih izkazov, se pomakne do ustreznega računa v glavni knjigi in nato sklicuje na posebno knjigo, ki vsebuje podrobne informacije o zadevni transakciji.
