Finance

Brezpapirni računovodski koncepti

Računovodstvo brez papirja vključuje obdelavo transakcij v celoti elektronsko, pri čemer noben papir ne sodeluje v nobenem poslovnem procesu. Namen je poenostaviti procese, zmanjšati stopnjo napak pri transakcijah in odpraviti shranjevanje dokumentov. Vendar je to v večini organizacij bolj koncept kot resničnost. Namesto tega se podjetja sčasoma nagibajo k splošni smeri brezpapirnega poslovanja z izvajanjem številnih brezpapirnih izboljšav obstoječih sistemov. To najlažje storite tako, da nekatere procese oddate tretjim osebam, ki so oblikovale brezpapirne rešitve. Na primer:

  • Poročanje o stroških . Ena izmed bolj priljubljenih možnosti brez papirja je, da se zaposleni prijavijo na spletno mesto, ki je specializirano za povračilo stroškov poročila. Po potrebi vnesejo informacije o svojih poročilih o stroških, na zahtevo sistema posredujejo elektronske različice svojih računov, plača pa jih ACH. V podjetje nikoli ne pride nobena dokumentacija.

  • Zaklepanje . Stranke lahko pošljejo čekovna plačila na zaklepanje, ki ga upravlja banka podjetja. Banka pregleda čeke in te podatke objavi na varnem spletnem mestu, do katerega blagajnica podjetja dostopa vsak dan za pridobivanje podatkov o plačilu.

  • Plačilna lista . Zaposleni lahko svoj čas dela vpišejo prek spletnega portala, nato pa dobavitelj obdela plačilne liste in zaposlenim izda plačilo ACH.

  • Obveznosti . Uslužbenci za obveznosti lahko vnesejo obveznosti na spletno mesto, ki ga nadzoruje banka, določijo, katere postavke je treba plačati, in zahtevajo, da banka izda plačila ACH.

Možno je tudi brezpapirno računovodstvo z notranjimi postopki, čeprav je to običajno mogoče le, če obstaja sistem v celotnem podjetju. V tem primeru se lahko transakcije sprožijo v drugih oddelkih in sistem samodejno obvesti računovodje, da je treba sprejeti nekaj ukrepov. Oddelek za pošiljanje blaga na primer pošlje blago, programska oprema pa uradnika za obračun obvesti, da izda račun; obvestilo o pošiljanju na papirju se ne pošlje računovodji.

Prav tako se je mogoče do neke mere ukvarjati z brezpapirnim računovodstvom s skeniranjem dokumentov v spletno zbirko podatkov, ki je nato povezana z določenimi transakcijami v računovodskem sistemu. Vendar pa je pri skeniranju lahko veliko dela, originalni dokumenti pa se lahko še vedno obdržijo. Posledično digitalizacija obstoječih dokumentov v resnici ne obravnava bistvenega koncepta brezpapirnega računovodstva, ki za začetek nima dokumentov.