Ko podjetje vsak dan prejme veliko število plačil strank, lahko blagajnik dokaj težko pravočasno uporabi potrdila o odprtih terjatvah. V tem primeru lahko vloge zamujajo. Proces vložitve gotovine je mogoče znatno stisniti z uporabo samodejne vloge za gotovino.
Samodejna uporaba gotovine zahteva, da operater zaklepanja s pomočjo podatkovnega vira posreduje podjetju informacije o prepoznavanju znakov magnetnega črnila (MICR) iz vsakega prejetega čeka na zaklepanju, pa tudi skupni znesek plačila. Programska oprema za gotovino se s tabelo odločitev odloči, kako uporabiti ta plačila za odprtje terjatev. Samodejni postopek odločanja običajno sledi tem korakom:
- Številko bančnega računa, prikazano v podatkih MICR vsakega čeka, povežite s pravilno stranko. S tem dostopate do pravilnega zapisa kupcev o odprtih terjatvah.
- Ujemajte plačila z računi le, če se znesek plačila natančno ujema z zneskom računa.
- Od preostalih plačil se gotovina ujema le z računi, kjer se znesek gotovine natančno ujema z zneskom več računov, ki so pravkar zapadli v plačilo.
- Izpustite vsa preostala plačila za ročni pregled.
Tabela odločitev lahko vsebuje bolj izpopolnjena pravila, na primer uporabo gotovine, če zneski plačil ne vključujejo elementov davka na prevoz in / ali prometa. Ko podjetje preučuje plačila, ki jih je sprožil sistem, lahko postopoma prilagodi tabelo odločitev, da poveča število samodejnih gotovinskih vlog. Vendar zaradi različnih odbitkov ni verjetno, da bo kdaj mogoče popolnoma avtomatizirati postopek vložitve gotovine. Kljub temu lahko samodejna uporaba gotovine močno izboljša hitrost porabe gotovine.
Ko so gotovinske prijave izvedene, programska oprema ta plačila objavi v modulu prejemkov v računovodski programski opremi podjetja. Če je sistem za samodejno prijavo gotovine samostojna aplikacija, to pomeni, da je treba posodobitve prenesti v računovodsko programsko opremo prek vmesnika po meri.
