Pregled ničelnega proračuna
Proračun z ničelno osnovo zahteva, da upravniki upravičijo vse svoje proračunske izdatke. To nasprotuje bolj običajnemu pristopu, ki zahteva le utemeljitev postopnih sprememb proračuna ali dejanskih rezultatov iz prejšnjega leta. Tako se teoretično domneva, da ima upravitelj osnovno vrstico odhodkov nič (od tod tudi ime metode proračuna), ne glede na to, kakšen je bil dejanski proračun v preteklem letu.
V resnici se predpostavlja, da ima upravitelj minimalni znesek financiranja za osnovne oddelčne operacije, nad katerim mora biti upravičeno dodatno financiranje. Namen postopka je nenehno preusmerjati financiranje na ključne poslovne cilje in ukiniti ali zmanjšati vse dejavnosti, ki niso več povezane s temi cilji.
Osnovni procesni proces v okviru ničelnega proračuna je:
Ugotovite poslovne cilje
Ustvarite in ovrednotite alternativne metode za dosego vsakega cilja
Ocenite nadomestne ravni financiranja, odvisno od načrtovanih ravni uspešnosti
Določite prioritete
Koncept ločevanja stroškov po plasteh se lahko uporablja tudi obratno, kjer razmejite specifične stroške in kapitalske naložbe, ki bodo nastale, če dodate dodatno storitev ali funkcijo. Tako lahko poslovodstvo ločeno določi natančno kombinacijo dodatnih stroškov in storitev za svoje poslovanje. Ta postopek bo običajno povzročil vsaj najnižjo raven storitev, ki določa stroškovno izhodišče, pod katerim podjetje ne more iti, skupaj z različnimi stopnjami storitve nad najnižjo.
Prednosti ničelnega proračuna
Proračun z ničelno osnovo ima številne prednosti, ki vključujejo:
Analiza alternativ . Proračun z ničelno osnovo zahteva, da upravitelji opredelijo alternativne načine za izvajanje posamezne dejavnosti (na primer, da jo hranijo znotraj podjetja ali jo oddajo zunanjim izvajalcem), pa tudi učinke različnih ravni porabe. S prisilnim razvojem teh alternativ vodja postopka razmišlja o drugih načinih vodenja podjetja.
Proračunska inflacija . Ker morajo upravitelji odhodke vezati na dejavnosti, je manj verjetno, da bodo lahko umetno napihnili proračun - spremembe je preveč enostavno opaziti.
Komunikacija . Proračun z nično osnovo bi moral sprožiti pomembno razpravo med vodstveno ekipo o poslanstvu podjetja in o tem, kako ga je treba doseči.
Odpravite ključne dejavnosti . Pregled proračuna z ničelno osnovo prisili menedžerje, da se odločijo, katere dejavnosti so za podjetje najbolj ključne. S tem lahko ciljajo na ne ključne dejavnosti za odpravo ali zunanje izvajanje.
Osredotočenost poslanstva . Ker koncept priprave proračuna z ničelno osnovo zahteva, da upravitelji stroške povežejo z dejavnostmi, so prisiljeni opredeliti različna poslanstva svojih oddelkov - ki so sicer slabo opredeljena.
Identifikacija odvečnosti . Pregled lahko razkrije, da iste dejavnosti izvaja več oddelkov, kar vodi do odprave dejavnosti zunaj območja, na katerem vodstvo želi, da je osredotočeno.
Zahtevan pregled . Z redno uporabo proračuna z ničelno osnovo je bolj verjetno, da se bodo vsi vidiki podjetja redno preučevali.
Dodelitev virov . Če postopek poteka ob upoštevanju splošnega poslanstva in ciljev podjetja, mora organizacija na koncu močno usmeriti sredstva na tista področja, kjer so najbolj potrebna.
Skratka, številne prednosti priprave proračuna z ničelno osnovo se osredotočajo na močan, introspektiven pogled na poslanstvo podjetja in natančno na to, kako podjetje razporeja svoja sredstva za dosego tega poslanstva.
Slabosti ničelnega proračuna
Glavna slaba stran proračuna z ničelno osnovo je izjemno velika prizadevanja, potrebna za preiskovanje in dokumentiranje dejavnosti oddelka; to je težka naloga tudi enkrat letno, zaradi česar nekateri subjekti uporabljajo postopek le enkrat na nekaj let ali kadar pride do pomembnih sprememb v organizaciji. Druga možnost je zahtevati uporabo proračuna z ničelno osnovo za več let v različnih delih podjetja, tako da lahko poslovodstvo opravi manj takšnih pregledov na leto. Druge pomanjkljivosti so:
Birokracija . Ustvarjanje proračuna z ničelno osnovo od začetka neprestano zahteva ogromno analiz, sestankov in poročil, za kar je za upravljanje procesa potrebno dodatno osebje.
Igrivost . Nekateri menedžerji bodo morda poskušali izkriviti svoja proračunska poročila, da bodo izdatke osredotočili na najpomembnejše dejavnosti, s čimer bodo zagotovili, da se njihovi proračuni ne bodo zmanjšali.
Neopredmetene utemeljitve . Težko je določiti ali utemeljiti ravni odhodkov za področja podjetja, ki ne prinašajo "konkretnih", oprijemljivih rezultatov. Na primer, kakšen je pravilen znesek tržnih stroškov in koliko je treba vložiti v raziskovalne in razvojne dejavnosti?
Čas vodenja . Operativni pregled, ki ga zahteva proračun z nično osnovo, zahteva veliko časa za upravljanje.
Usposabljanje . Menedžerji potrebujejo znatno usposabljanje v postopku priprave proračuna z ničelno osnovo, kar vsako leto dodatno podaljša čas.
Hitrost posodabljanja . Zaradi dodatnih naporov, potrebnih za oblikovanje proračuna z ničelno osnovo, je še manj verjetno, da bo poslovodna skupina redno revidirala proračun, da bo bolj ustrezal konkurenčnim razmeram.
