Mnoge organizacije pripravijo proračune, ki jih uporabljajo kot primerjalno metodo pri ocenjevanju svojih dejanskih rezultatov v naslednjem letu. Postopek priprave proračuna mora biti zelo natančno načrtovan in slediti določenemu časovnemu načrtu, tako da je pripravljeni proračun pripravljen za uporabo do začetka naslednjega proračunskega leta. Tu so osnovni koraki, ki jih je treba upoštevati pri pripravi proračuna:
Posodobite proračunske predpostavke . Preglejte predpostavke o poslovnem okolju podjetja, ki so bile uporabljene kot osnova za zadnji proračun, in jih po potrebi posodobite.
Pregled ozkih grl . Določite raven zmogljivosti primarnega ozkega grla, ki podjetju preprečuje nadaljnjo prodajo, in določite, kako bo to vplivalo na dodatno rast prihodkov podjetja.
Razpoložljiva sredstva . Določite najverjetnejši znesek financiranja, ki bo na voljo v proračunskem obdobju, kar lahko omeji načrte rasti.
Korak stroškovne točke . Ugotovite, ali bodo v prihodnjem proračunskem obdobju nastali stroški v korakih med verjetnim obsegom poslovne dejavnosti, in določite znesek teh stroškov ter na ravni dejavnosti.
Ustvari proračunski paket . Kopirajte naprej osnovna proračunska navodila iz paketa navodil, uporabljenega v preteklem letu. Posodobite ga tako, da vključite dejanske stroške, ki so nastali v tekočem letu, in te podatke letno vključite v celotno tekoče leto. Paketu dodajte komentar, v katerem navedete informacije o stroških korakov, ozka grla in pričakovane omejitve financiranja za prihajajoče proračunsko leto.
Izda proračunski paket . Kadar je mogoče, proračunski paket izdajte osebno in odgovorite na vprašanja prejemnikov. Navedite tudi datum zapadlosti prvega osnutka proračunskega svežnja.
Pridobite napoved prihodkov . Pridobite napoved prihodkov od prodajnega direktorja, jo potrdite pri generalnem direktorju in jo nato razdelite ostalim vodjem oddelkov. Podatke o prihodkih uporabljajo kot osnovo za pripravo lastnega proračuna.
Pridobite proračune oddelkov . Pridobite proračune vseh oddelkov, preverite, ali obstajajo napake, in primerjajte z omejitvami za ozko grlo, financiranje in stroške. Po potrebi prilagodite proračune.
Pridobite zahteve za kapitalski proračun . Potrdite vse zahteve za proračun in jih posredujte višji vodstveni skupini s komentarji in priporočili.
Posodobite proračunski model . V osnovni proračunski model vnesite vse proračunske informacije.
Preglejte proračun . Sestanite se z vodstveno ekipo za pregled proračuna. Poudarite morebitne težave z omejitvami in morebitne omejitve, ki jih povzročajo težave s financiranjem. Upoštevajte vse pripombe vodstvene ekipe in jih pošljite nazaj proračunskim avtorjem z zahtevami po spremembi njihovih proračunov.
Obdelajte ponovitve proračuna . Sledite nerešenim zahtevam za spremembo proračuna in posodobite proračunski model z novimi ponovitvami, ko prispejo.
Izdajte proračun . Ustvarite vezano različico proračuna in jo razdelite vsem pooblaščenim prejemnikom.
Naložite proračun . Naložite podatke o proračunu v finančno programsko opremo, tako da boste lahko ustvarili proračun v primerjavi z dejanskimi poročili.
Število korakov, navedenih tukaj, je lahko pretirano za manjše podjetje, kjer je v postopek morda vključena le ena oseba. V tem primeru lahko število korakov močno stisnemo do točke, ko je mogoče v enem ali dveh dneh pripraviti predhodni proračun.
