Predplačilo se izvede, ko prodajno podjetje prejme plačilo od kupca, preden je prodajalec kupcu odposlal blago ali opravil storitve. Predplačilo se lahko zgodi v treh okoliščinah:
Kupec želi prednostno obravnavo naročila
Prodajalec noče odobriti kredita kupcu
Kupec ima računovodsko evidenco in želi zgodaj evidentirati stroške s predčasnim plačilom
Obračunavanje predplačil
Obračunavanje predplačil bomo obravnavali tako z vidika kupca kot prodajalca.
Perspektiva kupca . Z vidika kupca se predplačilo evidentira kot obremenitev računa vnaprej plačanih stroškov in dobropis na gotovinskem računu. Ko se predplačniška postavka sčasoma porabi, se bremeni ustrezen račun stroškov in knjiži v breme računa predplačil. Kupci lahko preveč uporabljajo račun za predplačniške stroške, kar ima za posledico sledenje večjemu številu majhnih predplačniških izdelkov. Da bi se izognili stroškom sledenja prevelikemu številu elementov, je treba računovodstvo predplačil uporabiti le, če predplačilo presega določen najnižji znesek praga; vse druge izdatke je treba pripisati odhodkom, tudi če še niso bili porabljeni.
Perspektiva prodajalca . Z vidika prodajalca se predplačilo evidentira kot dobropis na računu obveznosti za predplačila in bremenitev na denarni račun. Ko je predplačniško naročilo kupca na koncu poslano, se račun za predplačilo bremeni in knjiži v breme ustrezen račun prihodkov. Predplačil je ponavadi malo, zato jim je mogoče enostavno slediti.
Skratka, predplačilo se pri kupcu prikaže kot sredstvo, prodajalec pa kot obveznost. Te postavke so v bilanci stanja posamezne stranke običajno navedene kot kratkoročna sredstva oziroma kratkoročne obveznosti, saj se praviloma rešijo v enem letu.
Na primer, podjetje plača 12.000 ameriških dolarjev vnaprej za oglaševanje prek interneta, ki bo trajalo celo leto. Podjetje sprva zaračuna celoten znesek na račun predplačniških stroškov, nato pa ga v vsakem naslednjem mesecu zaračuna 1000 USD na račun stroškov oglaševanja, da odraža njegovo porabo izdatkov. Sredstvo za predplačilo se odpravi do konca leta.
Še en primer je, da podjetje za pluženje snega od kupca prejme predplačilo v višini 10.000 USD v zameno za oranje parkirišča v vsakem od naslednjih štirih mesecev. Podjetje, ki pluži, sprva prejem evidentira kot obveznost, nato pa znesek v naslednjih štirih mesecih zmerno prenese na račun prihodkov v višini 2.500 USD na mesec.
