Krčenje zalog je presežna količina zalog, ki je navedena v računovodskih evidencah, vendar v dejanskem zalogi ne obstaja več. Prekomerno krčenje lahko kaže na težave s krajo zalog, škodo, napačnim štetjem, nepravilnimi merskimi enotami, izhlapevanjem ali podobnimi težavami. Možno je tudi, da do krčenja lahko pride zaradi dobaviteljeve prevare, ko dobavitelj podjetju zaračuna za določeno količino odposlanega blaga, vendar dejansko ne pošlje vsega blaga. Prejemnik zato evidentira račun za celotne stroške blaga, vendar na zalogi evidentira manj enot; razlika je krčenje.
Če želite izmeriti količino krčenja zaloge, izvedite fizično štetje zaloge in izračunajte njene stroške, nato pa te stroške odštejte od stroškov, navedenih v računovodskih evidencah. Razliko delimo na znesek v računovodskih evidencah, da dobimo odstotek krčenja zalog.
Na primer, ABC International ima v svojih računovodskih evidencah 1.000.000 USD zalog. Izvede fizično popisovanje in izračuna, da je dejanski znesek 950.000 USD. Znesek krčenja zalog torej znaša 50.000 USD (1.000.000 USD stroški knjige - 950.000 USD dejanski stroški). Odstotek krčenja zalog znaša 5% (50.000 dolarjev krčenja / 1.000.000 dolarjev stroškov knjige).
Na voljo je veliko tehnik za preprečevanje krčenja zalog, med drugim:
Ograjevanje in zaklepanje skladišča
Preprečevanje vstopa v skladišče vsem, razen skladiščnega osebja
Vzpostavitev sledenja inventarnih postavk na ravni koša
Dodelitev osebne odgovornosti za natančnost inventarja
Izboljšanje natančnosti evidenc blaga
Namestitev stalnega postopka štetja ciklov
Tesno nadziramo rezultate postopka fizičnega štetja in kako so prilagoditve vključene v evidence zalog
Štetje vseh predmetov, ko prispejo na sprejemno postajo
Štetje celotnega končnega blaga, ko je odposlano iz podjetja
