Negativna obveznost se običajno pojavi v bilanci stanja, ko podjetje izplača več, kot zahteva znesek. Če bi na primer dvakrat po naključju plačali račun dobavitelja, bi prvo plačilo zmanjšalo prvotno obveznost, evidentirano v terjatvah, na nič, drugo plačilo pa ne bi imelo kompenzacijske obveznosti, kar bi imelo za posledico negativno obveznost v bilanci stanja.
Negativne obveznosti so običajno za majhne zneske, ki se združijo v druge obveznosti. Pogosto se pojavijo v registru plačilnih obveznosti kot dobropisi, ki jih lahko plačilno osebje podjetja uporabi za izravnavo prihodnjih plačil dobaviteljem. Tehnično je negativna obveznost sredstvo podjetja, zato jo je treba razvrstiti kot predplačniške odhodke.
Večina negativnih obveznosti se ustvari po pomoti, zato njihova prisotnost kaže na težave z osnovnim računovodskim sistemom. Računovodska programska oprema na primer morda ne prepozna in označi podvojenih številk računov dobavitelja, kar omogoča ponovno plačilo računov, ki so bili predloženi večkrat.
