Trosmerno ujemanje je tehnika preverjanja plačil za zagotovitev veljavnosti računa dobavitelja. Ko oddelek za terjatve prejme račun od dobavitelja, se ujema z naslednjimi podatki:
Podatki na računu dobavitelja na kopijo povezanega naročila, ki mu ga je poslala nabavna služba. V naročilu je navedena količina in cena, po katerih se podjetje strinja z nakupom blaga ali storitev, ki so navedeni na računu dobavitelja.
Račun dobavitelja za prejem dokumentacije, ki ga je sprejemni oddelek poslal računovodji, da se zagotovi, da je bilo blago prejeto, da je v pravilni količini in da je v dobrem stanju.
Koncept "trosmernega ujemanja" se torej nanaša na ujemanje treh dokumentov - računa, naročilnice in poročila o prejemu - za zagotovitev plačila. Postopek se uporablja za zagotovitev, da se povrnejo samo odobreni nakupi, s čimer se preprečijo izgube zaradi prevare in neprevidnosti.
Če ta trosmerna tekma pokaže, da je račun dobavitelja v dobrem stanju, potem plačilno osebje obračuna račun. V nasprotnem primeru osebje stopi v stik z dobaviteljem glede kakršnih koli ugotovljenih težav, zaradi katerih lahko dobavitelj izda popravljeni račun ali morda dobropis.
Koncept trosmerne tekme ima težave. To je zelo delovno intenzivno in težko je zbrati zahtevane informacije, kar lahko povzroči zamude pri plačilih, medtem ko plačilno osebje išče manjkajoče informacije. Zamude lahko motijo dobavitelje in podjetju tudi preprečujejo popust pri predčasnem plačilu. Trosmerno ujemanje lahko naredite učinkovitejše tako:
Iz zahteve po ujemanju izključite račune v višini majhnih dolarjev in ponavljajoče se račune.
Omogočanje plačilnemu osebju, da odobri račune, če so cene in enote, navedene na računu dobavitelja, znotraj nekaj odstotkov zneskov, določenih v naročilnici.
Na voljo so tudi avtomatizirane trosmerne rešitve za ujemanje, ki zahtevajo uporabo popolnoma integriranih sistemov za načrtovanje virov v podjetju, vendar bodo tudi te rešitve sprožile nekatere transakcije, za katere avtomatizirana rešitev ne uspe, kar bo zahtevalo ročno preiskavo neskladnosti. Ti avtomatizirani sistemi so tako dragi, da za manjša podjetja niso izvedljiva rešitev.
