Lockbox je poštni naslov, ki ga upravlja banka, na katerega podjetje usmeri svoje stranke, naj pošljejo svoja plačila. Banka odpre dohodno pošto, vsa prejeta sredstva položi na bančni račun podjetja ter pregleda plačila in morebitne podatke o nakazilih. Optično prebrane slike so objavljene na varnem spletnem mestu, kjer lahko računovodsko osebje podjetja dostopa do slik in uporabi plačila za neporavnane terjatve.
Sistem ključavnic je razporeditev več omaric s ključavnicami, ki so strateško postavljene v bližini geografskih grozdov strank podjetja, tako da je skupni čas pošte od strank do omaric omiljen. Sistem ključavnic spodbujajo banke, ki za vsako omarico zaslužijo fiksno mesečno naročnino in stroške servisiranja za vsako obdelano plačilo. Na primer, podjetje v Bostonu se lahko odloči za zaklepanje v Chicagu, Los Angelesu, Houstonu in Miamiju, da bi zmanjšalo poštni promet za plačila strank, ki se nahajajo v bližini teh mest.
Banke nudijo storitve rednega pregleda, da se ujemajo z naslovi, s katerih stranke izdajajo plačila na lokacijah omaric, da ugotovijo, ali je konfiguracija omarice optimizirana. V nasprotnem primeru se omarice s ključavnicami premaknejo na lokacije, ki so bolj osredotočene na kupca, in stranke so obveščene, da spremenijo naslove svojih nalog na nove lokacije. Neprekinjeno premikanje lokacij omaric s ključavnicami ni priporočljivo, saj to moti plačljive uslužbence kupcev, ki morajo nenehno posodabljati naslove za plačilo v svojih računalniških sistemih.
Sistem zaklepanja je odličen način za zmanjšanje količine pošte za večje podjetje, ki ima nacionalno ali mednarodno bazo strank. Manjše podjetje z lokalno bazo strank redko uporablja več kot en sam zaklep pri lokalni banki, saj je vsako zmanjšanje števila poštnih pošiljk več kot izravnano s povezanimi bančnimi provizijami.
Ker se način plačevanja postopoma odmika od čekov in v korist elektronskih plačil, se bo potreba po sistemih zaklepanja verjetno zmanjšala.
