Izvorni dokumenti so fizična osnova, na kateri se evidentirajo poslovne transakcije. Izvorni dokumenti se običajno hranijo kot dokazilo, ko revizorji pozneje pregledajo računovodske izkaze podjetja in morajo preveriti, ali so transakcije dejansko prišle. Običajno vsebujejo naslednje informacije:
Opis poslovne transakcije
Datum transakcije
Določen znesek denarja
Odobritveni podpis
Na številnih izvornih dokumentih je tudi odtisnjen žig, ki označuje odobritev ali na katerega se zapiše trenutni datum ali računi, ki se bodo uporabljali za evidentiranje osnovne transakcije.
Ni nujno, da je izvorni dokument papirni dokument. Lahko je tudi elektronski, na primer elektronski zapisnik o opravljenem delovnem času zaposlenega, kot ga v sistem za merjenje časa podjetja vnese s pametnim telefonom.
Primeri izvornih dokumentov in z njimi povezanih poslovnih transakcij, ki se pojavljajo v finančnih evidencah, so:
Izpisek na banki . Ta vsebuje številne prilagoditve knjigovodskega stanja gotovine v podjetju, na katere se mora podjetje sklicevati, da svoje evidence uskladi z evidencami banke.
Trak na blagajni . To se lahko uporabi kot dokaz o prodaji gotovine, kar podpira snemanje prodajne transakcije.
Potrdilo o kreditni kartici . To se lahko uporabi kot dokaz za izplačilo sredstev iz drobnega blaga.
Slike za preverjanje ključavnice . Te slike podpirajo beleženje prejemkov denarja od strank.
Embalaža . Ta opisuje izdelke, poslane kupcu, in tako podpira snemanje prodajne transakcije.
Prodajni nalog . Ta dokument je v povezavi s tovornim listom in / ali pakirnim seznamom lahko uporabljen za izdajanje računov stranki, ki nato ustvari prodajno transakcijo.
Račun dobavitelja . To je izvorni dokument, ki podpira izdajo gotovine, čeka ali elektronskega plačila dobavitelju. Račun dobavitelja podpira tudi evidentiranje stroškov, postavke zalog ali osnovnih sredstev.
Časovna kartica . To podpira izdajo plače ali elektronsko plačilo zaposlenemu. Če se delovne ure zaposlenim zaračunavajo strankam, potem podpira tudi ustvarjanje računov strank.
Na primer, podjetje se ukvarja s svetovanjem. zbira informacije o opravljenih urah iz časovnih razporedov zaposlenih, ki se nato vključijo v račune strank, kar posledično ustvari transakcijo prodaje in terjatev. Tako je v tem primeru časovni list izvorni dokument za prodajno transakcijo.
Obstaja več možnih kontrol, s katerimi lahko zmanjšamo tveganje, da izvorni dokumenti niso pravilno evidentirani v računovodskem sistemu. Eden najpogostejših kontrol je predštevilčenje dokumentov, tako da je manjkajoče dokumente lažje izslediti. Druga kontrola je uskladitev stanja na računih s podpornimi izvornimi dokumenti, da se ugotovi, ali nekateri dokumenti niso bili zabeleženi ali pa nekatere transakcije, zabeležene v računih, nimajo nobenih dodatnih izvornih dokumentov.
Različni predpisi določajo, da se nekateri izvorni dokumenti hranijo vrsto let. Prav tako je smiselno, da se ti dokumenti hranijo ne glede na predpise, če se le predložijo dokazila v primeru tožbe ali boljše storitve za stranke. Iz teh razlogov bi moralo podjetje sprejeti politiko uničevanja dokumentov, ki strogo nadzoruje drobljenje ali drugo obliko odstranjevanja izvornih dokumentov, dokler ne mine določeno število let.
