Drobni denar je majhna količina gotovine, ki se hrani v prostorih podjetja za plačilo manjših denarnih potreb. Primeri teh plačil so pisarniški material, kartice, rože itd. Drobnjak se shrani v predal ali škatlo za denar, kjer je najbolj potreben. V večjem podjetju je lahko več lokacij z drobnim denarjem, verjetno ena na stavbo ali celo ena na oddelek. Za sledenje transakcijam z drobnimi gotovinami se uporablja ločen računovodski sistem.
Sistem drobnih gotovin
Za ustanovitev blagajniškega sklada blagajnik ustvari ček v višini sredstev, dodeljenih določenemu denarnemu skladu (običajno nekaj sto dolarjev). Lahko bi tudi blagajnik preprosto odšteval denar za denarni sklad, če je v prostorih dovolj računov in kovancev. Začetni vpis v blagajniški račun je bremenitev računa za drobni denar in dobropis na gotovinskem računu.
Skrbnik drobnega denarja nato iz sklada izplača drobni denar v zameno za prejemke, povezane z morebitnimi izdatki. Na tej točki ni vpisa v dnevnik; namesto tega se denarno stanje v blagajniškem skladu še naprej zmanjšuje, število prejemkov pa še naprej narašča. Skupna vsota prejemkov in preostalega denarja bi morala biti ves čas enaka začetnemu znesku denarnega denarja. Vendar lahko napake pri snemanju in kraji povzročijo odstopanje od začetnega zneska financiranja.
Ko stanje gotovine v blagajniškem denarnem skladu pade na dovolj minimalno raven, skrbnik blagajne zaprosi za več gotovine pri blagajni. To je v obliki povzetka vseh prejemkov, ki jih je nabral skrbnik. Blagajna ustvari nov ček v višini prejemkov in ček zamenja za prejemke. Zapis v blagajniškem računu je bremenitev blagajniškega računa in dobropis gotovinskega računa.
Skrbnik drobnega denarja napolni predal ali škatlo za drobni denar, ki naj bi zdaj vseboval prvotni znesek gotovine, ki je bil določen za sklad. Blagajna ustvari zapisnik v dnevniku, v katerem beleži prejemke drobnih gotovin. To je dobropis na račun drobnega gotovine in verjetno bremeni več računov za odhodke, na primer račun za pisarniške potrebščine (odvisno od tega, kaj je bilo kupljeno z gotovino). Stanje na računu drobnega denarja bi moralo biti zdaj enako znesku, pri katerem se je začelo.
Dejansko je stanje na računu drobnega denarja višje od zneska gotovine, ki je dejansko v blagajni, saj se gotovina v blagajni nenehno izplačuje. Vendar je razlika tako majhna, da je popolnoma nepomembna za rezultate v računovodskih izkazih. Tako se razlika poravna le, ko je treba drobno blagajno dopolniti.
Primer obračunavanja drobnih denarnih sredstev
Podjetje ustanovi denarni sklad in ga na začetku financira s 300 dolarji. Vnos je:
