Splošni nadzor plač
Razmislite o izbiri naslednjih kontrol za skoraj vse sisteme obračuna plač, ne glede na to, kako se zbirajo podatki o merjenju časa ali kako se plačujejo zaposleni:
Revizija . Naj bodisi notranji revizorji bodisi zunanji revizorji opravijo redno revizijo funkcije plačilnih listov, da preverijo, ali so plačila plač pravilno izračunana, zaposleni, ki prejemajo plače, še vedno delajo v podjetju, ali se evidenca časa kopiči pravilno itd.
Spremenite pooblastila . Sprememba zakonskega stanja zaposlenega, zadrževanja dodatkov ali odbitkov dovoli le, če je delavec predložil pisno in podpisano zahtevo, naj podjetje to stori. V nasprotnem primeru ni nobenega dokaza, da je uslužbenec želel spremembo. Isti nadzor velja za vse spremembe plačne stopnje, ki jih zahteva upravitelj.
Sprememba dnevnika sledenja . Če obdelujete plače v hiši z računalniškim modulom za obračun plač, aktivirajte dnevnik sledenja sprememb in se prepričajte, da je dostop do njega na voljo samo z geslom zaščitenim vmesnikom. Ta dnevnik bo spremljal vse spremembe sistema plačil, kar je zelo koristno za sledenje napačnim ali goljufivim vnosom.
Poročila o preverjanju napak . Nekatere vrste napak pri izplačilih plač je mogoče opaziti z izvajanjem poročil, ki prikazujejo samo postavke, ki ne spadajo v običajno razdelitev rezultatov izplačil. Vse morda ne kažejo na določene napake, vendar je verjetnost osnovnih napak pri prijavljenih postavkah večja. Upravitelj plač ali tretja oseba, ki ni vključena v dejavnosti obračuna plač, bi morala voditi in pregledovati ta poročila.
Linije trendov odhodkov . V računovodskih izkazih poiščite nihanja stroškov, povezanih s plačami, in nato raziščite razloge za nihanja.
Izdajte poročilo o plačilu nadzornikom . Pošljite seznam plačil zaposlenim vsakemu nadzorniku oddelka s prošnjo, da ga pregleda glede pravilnih zneskov plačil in neznanih imen. Prepoznajo lahko plačila zaposlenim, ki ne delajo več v podjetju.
Omejite dostop do zapisov . Kadarkoli niso v uporabi, zaklepajte datoteke zaposlenih in evidence plač, da preprečite nepooblaščen dostop. Če so ti zapisi shranjeni v spletu, uporabite zaščito z geslom. Ta previdnostni ukrep ni samo, da nekomu prepreči dostop do evidenc drugega zaposlenega, ampak tudi preprečuje nepooblaščene spremembe evidenc (na primer plačilne stopnje).
Ločitev nalog . Ena oseba naj pripravi plačilno listo, druga jo odobri, druga pa ustvari plačila, s čimer se zmanjša tveganje za goljufije, razen če pri tem ne sodeluje več ljudi. V manjših podjetjih, kjer ni dovolj osebja za pravilno ločitev nalog, vsaj vztrajajte, da nekdo pregleda in odobri plačilno listo, preden se plačila pošljejo zaposlenim.
Nadzor izračuna izračuna plač
Naslednji seznam možnih kontrol obravnava težave, kot so manjkajoči časovni listi, nepravilen opravljen čas in napačni izračuni plač. To so:
Avtomatizirani sistemi za merjenje časa . Glede na okoliščine razmislite o namestitvi računalniške ure. Te ure imajo številne vgrajene kontrole, na primer zaposlenim omogočajo le, da vstopijo ali izstopijo za določene izmene, ne dovolijo nadur brez nadzornega nadzora in (za biometrične ure) odpravijo tveganje za prebijanje prijateljev. Vsa poročila o izjemah, ki jih ustvarijo te ure, pošljite nadzornikom v pregled.
Preverjanje izračuna . Če ročno izračunavate plačilne liste, naj druga oseba preveri vse izračune, vključno z opravljenimi urami, uporabljenimi stopnjami plač, davčnimi olajšavami in odtegljaji. Druga oseba je bolj verjetno, da bo natančno pregledala osebo, ki je vzpostavila izračun.
Delovne ure preverjanje . Vedno naj nadzornik odobri ure, ki jih delajo zaposleni, da zaposlenim prepreči, da bi zaračunavali več časa, kot so dejansko delali.
Ujemanje registra plač s spremnimi dokumenti . V plačilnem seznamu so prikazane bruto plače, odbitki in neto plače, zato je dober povzetek dokumentov, od koder se lahko preveri do spremnih dokumentov.
Povežite časovne kartice s seznamom zaposlenih . Obstaja precejšnje tveganje, da se zaposleni ne bo pravočasno obrnil na urnik in zato ne bo plačan. Da bi se izognili tej težavi, na začetku obdelave obračuna plač natisnite seznam aktivnih zaposlenih in označite imena na seznamu, ko prejmete njihove urnike.
Preverjanje opravljenega nadur . Tudi če od nadzornikov ne zahtevate, da odobrijo opravljene ure zaposlenih, naj nadzorniki vsaj odobrijo nadure. S temi urami je povezana plačna premija, zato so stroški podjetja višji, prav tako skušnjava zaposlenih, da jih zahtevajo.
Odobritev spremembe plačila . Razmislite o tem, da za spremembo plače zaposlenega ne bi potrebovali le enega podpisa odobritve, temveč dva podpisa - enega nadzornik zaposlenega in drugega naslednja višja stopnja nadzornika. S tem se zmanjša tveganje dogovarjanja pri spreminjanju plač.
Preverite nadzor plačil
Ko plačate zaposlenim s čeki, je potrebnih več kontrol za zmanjšanje tveganj goljufij in različnih napak. Ključni kontrolniki so:
Posodobite pooblastila za podpis. Ko podpisniki čekov zapustijo podjetje, jih odstranite s seznama pooblaščenih podpisnikov in te podatke posredujte banki. V nasprotnem primeru bi lahko še vedno podpisali čeke podjetij.
Ročni pregledi zaposlenih . Kjer je mogoče, ročne preglede opravite neposredno zaposlenim. S tem preprečite vrsto prevare, pri kateri referent za izplačane plače ustvari ček za zaposlenega v duhu in ček položi v žep. Če je to preveč neučinkovit nadzor, razmislite o občasni distribuciji čekov ročno.
Zaklenite nerazporejene plače . Če plače izdajate neposredno zaposlenim in nekdo ni prisoten, zaklenite njihov ček na varnem mestu. Takšen ček bi sicer lahko ukradel in unovčil.
Ujemanje naslovov . Če podjetje pošilja čeke svojim zaposlenim, naslove na čekih poiščite na naslove zaposlenih. Če gre na isti naslov več čekov, je to morda zato, ker referent za izplačane plače preusmerja nedovoljena plačila za lažne zaposlene na njegov naslov.
Račun za izplačane plače . Zaposlenim bi morali plačevati z ločenega čekovnega računa in ta račun financirati samo v znesku izplačanih čekov. S tem preprečite, da bi nekdo z goljufijo zvišal znesek na obstoječi plačilni listi ali ustvaril povsem novo, saj sredstva na računu ne bodo zadostovala za plačilo spremenjenega čeka.
Morda boste ugotovili, da se več kontrolnih elementov medsebojno podpira, tako da se večkratni učinki prekrivajo. V teh primerih boste morda lahko varno odpravili nekaj kontrol, saj boste vedeli, da bodo drugi kontrolniki še vedno zmanjšali tveganje izgube.
