Kontrole obveznosti do kupcev se uporabljajo za zmanjšanje tveganja izgub v funkciji obveznosti do kupcev. Kontrole obveznosti do kupcev so združene v tri splošne kategorije, ki preverjajo obveznost podjetja do plačila, vnos podatkov o obveznostih v računalniški sistem in plačevanje dobaviteljev. Kontrole so naslednje:
Obveznost nadzora plačil
Preverjanje obveznosti plačila je mogoče izvesti z enim od več možnih kontrol. To so:
Odobritev računa . Oseba, ki lahko odobri plačilo, pomeni, da potrjuje račun dobavitelja. Vendar je to dejansko razmeroma šibek nadzor, če odobritelj vidi samo račun dobavitelja, saj ni mogoče ugotoviti, ali je bilo blago ali storitve prejeto ali če so bile zaračunane cene takšne, kot se je prvotno strinjala družba. Odobritelj bo morda želel vedeti tudi, kateri račun glavne knjige bo zaračunan. Zato je bolje, da osebje za terjatve najprej zbere račun dobavitelja, odobri naročilo za nakup in prejme dokumentacijo v paket, nato pa račun žigosa z blokom podpisa, ki vključuje številko računa, ki ga je treba zaračunati, nato pa da odobritelju preglejte ga. Ta pristop daje pregledovalcem zelo popoln nabor informacij, s katerimi lahko sodelujejo.
Odobritev naročila . Nabavni oddelek izda naročilnico za vsak opravljen nakup. S tem nabavno osebje v bistvu odobri vse izdatke, preden so bili opravljeni, kar lahko prepreči, da bi kdaj nastali. Ker ta nadzor zahteva veliko dela nabavnega osebja, bodo verjetno od zaposlenih zahtevali, da zahtevajo predmete na uradnem obrazcu za nakup.
Izpolnite trosmerno tekmo . Uslužbenci za obveznosti do dobavitelja račun pred odobritvijo plačila ujemajo z ustreznim naročilnico in dokazilom o prejemu. Ta pristop nadomešča potrebo po odobritvi posameznega računa, saj odobritev temelji na naročilnici. Prav tako je bolje, kot da odobrite samo na podlagi naročilnice, saj preverja tudi prejem blaga. Je pa tudi boleče počasen in se lahko pokvari, če manjkajo papirji.
Ročno iskanje dvojnikov plačil. Računalniški sistem dolgov samodejno išče podvojene številke računov. To je v povsem ročnem računovodskem sistemu veliko težje. V tem primeru lahko referenc za obveznosti do kupcev poišče datoteko prodajalca in datoteko neplačanih računov, da ugotovi, ali je bil račun, ki ga je pravkar prejel od dobavitelja, že plačan. V številnih primerih je zaradi obsega dohodnih računov dobaviteljev to tako težko, da plačljivo osebje opusti vsak poskus identifikacije podvojenih računov in preprosto sprejme, da bo občasno plačalo takšne izdelke.
Nadzor vnosa podatkov
Obstaja več načinov, kako zagotoviti, da so bili vsi računi dobaviteljev vneseni v sistem plačilnih obveznosti, čeprav imajo te kontrole različen uspeh. Kontrole so:
Posnemite po odobritvi . Ta nadzor prisili plačilno osebje, da preveri odobritev vsakega računa, preden ga vnese v sistem.
Posnemite pred odobritvijo . Ta nadzor daje večjo prednost plačevanju dobaviteljev kot pridobivanju dovoljenj za plačilo, saj se vsak prejeti račun hkrati evidentira v sistemu obveznosti. Ta nadzor deluje najbolje tam, kjer so bila naročila že uporabljena za odobritev nakupa.
Sprejeti smernice za oštevilčenje računov . Morda je največja težava na področju vnosa podatkov o obveznostih dvojna plačila. To se ne zdi problem, saj večina podjetij uporablja računovodsko programsko opremo, ki samodejno zazna podvojene račune in prepreči podvojena plačila. Vendar lahko pride do nedoslednosti pri zapisovanju številk računov. Ali na primer zapisujete številko računa 0000078234 z vodilnimi ničlami ali brez njih? Če je isti račun uslužbencem za obveznosti do plačil prikazan dvakrat in je enkrat zabeležen kot 0000078234, naslednjič pa 78234, jih sistem ne bo označil kot podvojene račune. Ista težava se pojavi pri pomišljajih na številki računa; številko računa 1234-999 lahko zapišemo kot 1234-999 ali kot 1234999.
Ujemanje s proračunom v računovodskih izkazih . Če je bil račun dobavitelja napačno zaračunan napačnemu oddelku, je možno, da bi vodja oddelka, ki je pregledoval računovodske izkaze, zaznal neskladje med zaračunanim zneskom in proračunom, s čimer bi to težavo opozoril na računovodstvo.
Nadzor plačil
Glavnina spodaj navedenih kontrol se nanaša na plačilo s čekom, saj je to še vedno prevladujoča oblika plačila. Kontrole so:
Delite ček tiskanje in podpisovanje . Ena oseba bi morala pripraviti čeke, druga oseba pa bi jih morala podpisati. S tem obstaja navzkrižna kontrola pri izdaji gotovine.
Vse čeke shranite na zaklenjenem mestu . Neuporabljeno zalogo vedno hranite na zaklenjenem mestu. V nasprotnem primeru lahko čeke ukradete in z goljufijo izpolnite ter unovčite. To pomeni, da je treba tudi podpisne tablice ali žige hraniti na zaklenjenem mestu.
Sledite zaporedju uporabljenih kontrolnih številk . Vzdržujte dnevnik, v katerem je naveden obseg kontrolnih številk, uporabljenih med preverjanjem. To je uporabno za ugotavljanje, ali morda obstajajo kakšni pregledi v pomnilniku. Tega dnevnika ne smete hraniti skupaj s shranjenimi čeki, saj bi lahko nekdo dnevnik ukradel hkrati s krajo čekov.
Zahtevajte ročno podpisovanje čekov . Podjetje lahko zahteva, da se vsi čeki podpišejo. To je pravzaprav razmeroma šibek nadzor, saj se le malo podpisnikov čekov poglobi v to, zakaj se izdajo čeki, in le redko dvomi o plačanih zneskih. Če se podjetje odloči, da bo namesto tega uporabilo podpisno ploščico ali žig, je veliko bolj pomembno, da ima močan sistem naročilnic; nabavno osebje postane dejanski odobravalec računov z izdajo naročilnic prej v toku procesa obveznosti do kupcev.
Zahtevajte dodatnega podpisnika čeka . Če znesek čeka presega določen znesek, zahtevajte drugega podpisnika čeka. Ta nadzor naj bi več ljudem na visoki ravni omogočil, da prenehajo plačevati. V resnici je bolj verjetno, da bodo v postopek plačila uvedli še en korak, ne da bi resnično okrepili nadzorno okolje.
