Prvi korak v postopku priprave računovodskih izkazov je priprava poskusnega stanja. Probno stanje se pripravi na koncu vsakega poročevalnega obdobja. To se naredi z namenom združevanja računovodskih informacij za vključitev v računovodske izkaze. Za pripravo preizkusne bilance sledite tem korakom:
Ustvarite delovni list z osmimi stolpci z naslovi stolpcev za številko računa, ime računa, skupno bremenitev in skupno dobroimetje. Ti zajemajo začetne vnose v preglednico. Preostale naslove stolpcev bomo dodali kasneje.
Za vsak račun glavne knjige povzemite stanje na računu, tako da obstaja eno samo končno stanje računa, ki je bodisi bremenitev bodisi dobropis.
Začenši s prvim računom v glavni knjigi, prenesite na delovni list poskusnega stanja številko računa in ime računa. Če je končno stanje na računu bremenitev, vnesite ta znesek v debetni stolpec za ta račun. če je končni saldo dobropis, vnesite ta znesek v dobropisni stolpec za ta račun.
Seštejte zneske v stolpcu za obremenitev in zneske v stolpcu za dobroimetje. Vsote se morajo ujemati. V nasprotnem primeru bodisi stanje računa ni bilo preneseno na poskusno stanje ali pa je bilo napačno preneseno naprej ali pa je glavna knjiga napačna. Te težave odpravite, preden nadaljujete.
V peti in šesti stolpec delovnega lista dodajte naslove, ki so namenjeni prilagajanju bremenitev in prilagajanju dobropisov. S temi stolpci vnesite morebitne prilagoditvene vnose. Te prilagoditve so običajno namenjene vknjižbam, da bodisi odložijo bodisi pospešijo pripoznavanje stroškov.
V sedmi in osmi stolpec delovnega lista dodajte naslove, ki se nanašajo na končni znesek bremenitve in končni znesek dobroimetja. Vnosi v tem stolpcu so prvotne obremenitve in dobropisi, plus ali minus popravki.
Seštejte zneske v zadnjem stolpcu bremenitve in zneske v zadnjem stolpcu dobroimetja. Vsote se morajo ujemati. V nasprotnem primeru prilagojeno stanje na računu ni bilo pravilno preneseno naprej. Te težave odpravite, preden nadaljujete.
Poskusno stanje je zdaj pripravljeno za uporabo pri pripravi računovodskih izkazov. Povsem možno je, da bodo predhodni računovodski izkazi, ki izhajajo iz tega poskusnega stanja, potrebovali nadaljnje prilagoditve, v tem primeru se izvedejo dodatne spremembe prilagoditvenih vhodnih stolpcev in ustvarijo novi računovodski izkazi.
Poskusna bilanca v računalniškem računovodskem sistemu ni potrebna, saj programska oprema samodejno pripravi računovodske izkaze na podlagi informacij v glavni knjigi; ni vmesnega koraka za pripravo poskusne bilance.
