Navidezni zaključek vključuje uporabo popolnoma integriranih računovodskih sistemov po celotnem podjetju za pripravo računovodskih izkazov kadar koli na zahtevo. Ta pristop ne zahteva le sistemov za načrtovanje virov v podjetju (ERP), temveč tudi veliko truda, da se zagotovi, da so osnovne informacije pravilne. Potrebna naložba je tako velika, da v manjših podjetjih le redko opazite navidezno bližino. Navidezni zapor zahteva posebno pozornost naslednjim področjem:
- Centralizirano računovodstvo . Skoraj nemogoče je doseči navidezni zaključek brez velikega obsega računovodske centralizacije v kombinaciji s programsko opremo ERP. To pa pomeni, da ne morete imeti računovodskih operacij razpršenih po celotnem poslu, ki deluje z različno računovodsko programsko opremo.
- Standardizirano računovodstvo . Poslovne transakcije je treba povsod opredeliti in obravnavati enako. V nasprotnem primeru mora računovodstvo porabiti čas za raziskovanje nepravilnosti transakcij, ki so jih predložile različne hčerinske družbe.
- Sledenje napakam . Vse ugotovljene napake je treba izslediti in odpraviti njihove vzroke. V nasprotnem primeru je preveč težav z navideznimi računovodskimi izkazi, da bi se na njih lahko močno zanašali.
Rezultati navideznega zapiranja morda niso povsem natančni, saj je nekatere časovne razmejitve, razporeditve stroškov in rezerve težko avtomatizirati.
Navidezno zapiranje se od mehkega zapiranja razlikuje po tem, da mehko zapiranje zahteva omejeno število zaključnih korakov; in zaradi teh zaključnih korakov se mehko zapiranje običajno uporablja le ob koncu meseca. Ker je navidezno zapiranje v bistvu avtomatizirano, ni zaključnih korakov, kar vam omogoča, da pripravite računovodske izkaze za katero koli časovno obdobje; tako so možni dnevni računovodski izkazi.
Stroški in dolgoročni napori, potrebni za vzpostavitev virtualnega zaključka, niso dobra naložba v počasneje rastoče panoge, kjer je malo nove konkurence in so cikli izdelkov dolgotrajni. Vendar se ta strošek lahko splača v obratni situaciji, ko se poslovno okolje spreminja zelo hitro in lahko poslovodstvo z dnevnimi računovodskimi izkazi sproti popravlja splošno smer poslovanja. Toda tudi v slednjem primeru se je za navidezno zapiranje vredno potruditi le, če bo poslovodstvo podatke dejansko uporabilo za pravočasno odločanje; v nasprotnem primeru je bolj tradicionalen postopek zapiranja boljša in cenejša rešitev.
