Naročanje pooblastila vsebuje gradivo o izdajatelju, ki ga morajo vlagatelji sprejemati na podlagi utemeljenih odločitev o glasovanju delničarjev. Ta izdaja je potrebna za javna podjetja. Zahteva vsake javne družbe je, da izvede vsaj eno skupščino delničarjev na leto. Morda bodo potrebni dodatni sestanki, če družba potrebuje odobritev delničarjev za dodatne postavke, na primer spremembo statuta ali povečanje števila direktorjev. Okoliščine teh sestankov urejajo zakoni države, v kateri je podjetje ustanovljeno. Državna zakonodaja lahko na primer zahteva, da se sestanki izvedejo v določenem številu dni po koncu proračunskega leta.
Naročanje pooblastila
Pred sklicem skupščine mora družba izdati pooblastilo svojim delničarjem z glasovalno pravico. Ta poziv vsebuje informacije o podjetju in tudi vse elemente, za katere je potreben glas delničarjev. Natančno vsebino dokumenta za zbiranje pooblastil ureja pravilo 14a-3 Komisije za vrednostne papirje in borzo (SEC). Pravilo opredeljuje številne vrste informacij, ki jih je treba vključiti v zbiranje, vključno z:
- Informacije o tem, kje in kdaj bo sestanek
- Datum, do katerega morajo delničarji predložiti svoje predloge za vključitev v javni razpis
- Metoda za preklic pooblaščencev, če je dovoljena
- Vse pravice do ocenjevanja za drugače misleče
- Morebitni interesi, ki bi jih lahko imeli direktorji in uradniki podjetja glede glasovanja
- Povzetek neporavnanih vrednostnih papirjev z glasovalno pravico in njihov lastnik
- Datum zapisa, ki se uporablja za določitev, kateri delničarji lahko glasujejo
- Kakršen koli odnos, ki ga imajo direktorji do podjetja
- Nadomestilo, izplačano častnikom in direktorjem
- Zneski, plačani revizorjem družbe za revizijske in druge storitve
- Opis kakršnih koli ugodnosti, dodatkov, pokojnin ali podobnega načrta, o katerem se bo glasovalo
- Opis vseh vrednostnih papirjev, ki bodo pooblaščeni za izdajo
- Opis vseh nepremičnin, s katerimi družba namerava razpolagati ali jih pridobiti
- Opis vseh predlaganih sprememb statuta družbe
- Letno poročilo ali obrazec 10-K (če je poziv na letni sestanek)
Vsi predhodni podatki se delničarjem izdajo skupaj s pooblastilom. Kartico delničarji uporabljajo za glasovanje za ali proti predlogom podjetij ali za njihovo vzdržanje.
Odobritev pooblaščenca s strani SEC
Če natečaj vključuje glasovanje o drugih temah, razen volitev direktorjev ali odobritve revizorjev, ga mora najprej odobriti SEC. Če se SEC v 10 dneh ne odzove, da namerava komentirati natečaj, ga lahko družba izda delničarjem. V nasprotnem primeru ima SEC na voljo 30 dni, da poda svoje pripombe.
Veljavni datumi pooblaščenca
Bistvena sestavina zbiranja pooblastil je niz datumov, ki so:
- Datum zapisa . Datum, ko družba ugotovi, kateri delničarji so upravičeni do glasovanja na skupščini delničarjev. Običajno ni več kot 60 dni pred datumom sestanka.
- Datum pošiljanja . Datum pošiljanja posredniških materialov.
- Datum sestanka . Datum skupščine delničarjev. To je običajno omejeno z državno zakonodajo na najmanj 10 dni po datumu pošiljanja. Interval je običajno nekaj tednov daljši, da lahko delničarji dobijo čas, da predložijo svoje proxy kartice.
Glasovanje Tallying
Zapolnjene proxy kartice običajno sešteje agent za prenos delnic podjetja, čeprav to lahko storijo druge stranke ali samo podjetje. Agent za prenos delnic je dobra izbira, saj ima ta subjekt vzpostavljene postopke za beleženje in združevanje informacij na proxy karticah. Te informacije so nato povzete in predstavljene na skupščini delničarjev. Povzetek je vključen tudi v zapisnik seje.
