Ko uskladite račun, dokazujete, da so transakcije, ki seštejejo do končnega stanja računa za račun, pravilne. To pomeni, da lahko dokažete eno od naslednjih dveh trditev:
Da transakcije, vključene v račun prihodkov, odhodkov, dobička ali izgube, pripadajo temu računu in se zato ne bi smele prenašati na račun, ki se bolj ujema z naravo transakcije; ali
Da so transakcije, vključene v račun sredstva, obveznosti ali kapitala, veljavne in jih zato ne bi smeli izločiti iz bilance stanja s prenosom transakcij na račune, povezane z izkazom poslovnega izida.
Revizorji želijo uskladitev računov za večje račune, čeprav bi jih morali opraviti tudi brez revizorjeve zahteve, saj je to dobra računovodska praksa, ki vodi do natančnejših računovodskih izkazov.
Poravnava računa se običajno opravi za vse račune sredstev, obveznosti in lastniškega kapitala, saj lahko njihova stanja na računih trajajo več let. Manj običajno je uskladiti račun prihodkov ali odhodkov, saj se stanja na računu izpraznijo ob koncu vsakega poslovnega leta. Vendar se to lahko naredi preprosto zato, da se preveri, ali so bile transakcije zabeležene na pravilnem računu; uskladitev lahko razkrije, da je treba transakcijo prestaviti na drug račun. Običajno to pomeni premik stroškov na drug račun.
Obstajata dva načina za uskladitev računa, in sicer:
Pregled dokumentacije . Pregled dokumentacije je najpogostejša oblika usklajevanja računov in revizija, ki jo imajo raje. Po tej metodi v računovodski programski opremi prikličete podrobnosti o računu in preverite ustreznost vsake transakcije, navedene na računu. Če na primer usklajujete račun terjatev do trgovskih računov, se mora stanje na računu natančno ujemati s skupnim poročilom o odprtih terjatvah.
Pregled analitike . V analitičnem pregledu ustvarite oceno, kaj naj bo na računu, na podlagi preteklih ravni dejavnosti ali kakšne druge meritve. Na primer, ocenite znesek pričakovanih slabih terjatev na odprtem računu terjatev in preverite, ali se to približno ujema s stanjem popravka vrednosti za dvomljive račune na računu.
Če uskladitev računa pokaže, da stanje na računu ni pravilno, prilagodite stanje na računu tako, da ustreza podrobnostim o podpori. S tem lahko vedno utemeljite stanje na računu. Podrobnosti o poravnavi vedno shranite za vsak račun, ne samo kot dokaz, ampak tudi zato, da ga lahko uporabite kot izhodišče za poravnave računov v naslednjih obdobjih.
