Vnos v dnevnik se uporablja za evidentiranje debetne in kreditne strani transakcije v računovodskih evidencah. Uporablja se v dvojnem knjigovodskem sistemu, kjer sta za dokončanje vsakega vnosa potrebna tako obremenitev kot dobropis. Bistveni elementi zapisa v dnevniku so naslednji:
- Vrstica glave lahko vključuje številko vpisa v dnevnik in datum vnosa. Številka se uporablja za indeksiranje vnosa v dnevnik, tako da ga je mogoče pravilno shraniti in pridobiti iz pomnilnika.
- Prvi stolpec vključuje številko računa in ime računa, v katerega je vnos zapisan. To polje je zamaknjeno, če gre za račun, ki se knjiži v dobro.
- Drugi stolpec vsebuje znesek bremenitve, ki ga je treba vnesti.
- Tretji stolpec vsebuje znesek dobropisa, ki ga je treba vnesti.
- Noga lahko vključuje tudi kratek opis razloga za vnos. Vnos v spodnjo vrstico je zelo priporočljiv, saj je vnosov v dnevnik toliko, da je enostavno pozabiti, zakaj je bil vsak vnos narejen.
Tako je osnovna oblika vnosa v dnevnik:
