Naložbe podjetja v zaloge so običajno velike in jih lahko sestavljajo številni izdelki, ki jih je mogoče zlahka ukrasti in prodati. Če inventar vsebuje večinoma surovine, je njegovo spremljanje bistvenega pomena za zagotovitev, da v proizvodnih procesih, ki ga uporabljajo, ne bo primanjkovalo materialov. To pomeni, da morate uporabiti vrsto kontrol, bodisi za preprečitev kraje bodisi za zagotovitev, da v proizvodni operaciji ne manjka vhodnih podatkov. Spodaj bomo opisali vrsto ključnih kontrol, ki jih boste upoštevali pri naložbi v zaloge. Ključni notranji nadzor vašega inventarja so:
Ogradi in zakleni skladišče . Najpomembnejši nadzor zalog je preprosto zaklepanje skladišča. To pomeni, da si okoli inventarja postavite ograjo, zaklenete vrata in v skladišče pripeljete samo pooblaščeno osebje.
Organizirajte popis . Morda se vam ne zdi enostavno nadzorovati preprosto organiziranje inventarja v skladišču, če pa ga ne najdete, ga ne morete nadzorovati. Tako je temeljna podlaga za notranji nadzor zalog štetje vseh lokacij, identifikacija vsakega inventarja in sledenje tem predmetom po lokacijah.
Preštejte ves dohodni inventar . Ne vzemite samo besede dobavitelja, da je količina, navedena na pošiljki, pravilna. Zapišite inventar, preden ga zabeležite kot prejetega. To preprečuje vnos napak v evidenco inventarja.
Preglejte dohodni inventar . Preverite, ali je ves dohodni inventar pravilne vrste in ni poškodovan. Vse predmete, ki ne uspejo pregledati, je treba vrniti naenkrat, plačilno osebje pa obvesti, da vrnjenih predmetov ne sme plačati.
Označi ves inventar . Vsak del inventarja v skladišču mora biti označen z oznako, ki vsebuje številko dela, opis, mersko enoto in količino. V nasprotnem primeru bodo postavke zalog napačno identificirane.
Ločite inventar v lasti strank . Če je na kraju inventar, ki ga imajo kupci, ga bo osebje skladišča verjetno štelo, kot da je v lasti podjetja, zato je vzpostavljen postopek za označevanje teh predmetov kot last kupcev, ko prispejo, in jih loči v ločen del skladišča.
Poenotenje vodenja evidenc za nabiranje zalog . Ko je artikel pobran s police v skladišču, za uporabo bodisi na proizvodnem območju bodisi za prodajo kupcem, uporabite standardni postopek za beleženje izbir, takoj ko zapustijo skladišče (kar je lažje, če je ograja skladišča , in inventar lahko prehaja samo skozi ena nadzorovana vrata).
Oznaka za ves inventar, odstranjen iz skladišča . Če se inventarni predmeti odstranjujejo iz skladišča iz razlogov, ki niso običajni postopek pobiranja, naj oseba, ki odstrani inventarni znak za odstranitev, zabeleži, kdo je odgovoren.
Revidirajte gradivo . Poročilo o materialu je zapis delov, ki se uporabljajo za izdelavo izdelka. Popis materiala se uporablja za izbiro artiklov iz zaloge, tako da bodo izbirniki iz skladišča, če je račun napačen, potegnili napačne zneske. To zahteva redno revizijo vsakega računa, pa tudi dostop do evidenc gradiva v računalniškem sistemu samo z geslom.
Izsledite dodatne zahteve in vračila . Če proizvodno osebje zaprosi za dodatne izdaje delov ali vrne presežne zneske v skladišče, potem pride do napake v evidenci nabiranja (morda v opisu materiala, kot je pravkar navedeno).
Opravite redni pregled zastarelega inventarja . Skladišče lahko sčasoma zaduši zastarel inventar, ki ga ni mogoče uporabiti, kar zahteva visoke stroške skladiščenja in moti tudi sestavne dele, ki so potrebni v proizvodnji. Oblikujte odbor za pregled materialov, ki občasno prečisti evidenco inventarja, da določi, katere izdelke je treba razprodati ali drugače odstraniti.
Število ciklov izvajanja . Uslužbenci skladišča naj naredijo majhna, pogosta štetja manjšega dela zaloge ter raziščejo in popravijo morebitne napake. To postopoma izboljšuje natančnost evidenčnega inventarja.
Preučite evidence negativnega stanja . Če računovodske evidence kažejo, da je na zalogi negativna zaloga, potem očitno obstaja transakcijska napaka, ki je povzročila negativno stanje. To je glavni cilj za podrobno preiskavo.
Zapisujte transakcije z odpadki . Odpadkov ne vrzite samo v smeti, ko se pojavijo. V tem primeru računovodski sistem še vedno misli, da je odstranjeni izdelek na zalogi, zato bo precenil količino zaloge. Namesto tega ustvarite postopek za redno sledenje ostankom.
Kljub temu nadzoru se lahko z natančnostjo evidenc še vedno pojavijo številne težave, zato bodite pripravljeni dodati več kontrol, če so težave trajne.
