Dolgovi in dobropisi so nasprotni strani knjigovodskega dnevnika. Uporabljajo se za spreminjanje končnih stanj na računih glavne knjige. Pravila, ki urejajo uporabo obremenitev in dobropisov v zapisu revije, so naslednja:
1. pravilo: Vsi računi, ki običajno vsebujejo stanje bremenitve, se povečajo, ko se jim doda bremenitev (levi stolpec), in zmanjšajo, ko se jim doda dobropis (desni stolpec). Vrste računov, za katere se uporablja to pravilo, so odhodki, sredstva in dividende.
Pravilo 2: Vsi računi, ki običajno vsebujejo dobroimetje, se bodo povečali, ko se jim doda dobropis (desni stolpec), in zmanjšali, ko se jim doda bremenitev (levi stolpec). Vrste računov, za katere velja to pravilo, so obveznosti, prihodki in lastniški kapital.
Pravilo 3: Kontra računi zmanjšajo stanja na računih, s katerimi so seznanjeni. To pomeni, da se (na primer) nasprotni račun, seznanjen z računom sredstva, obnaša, kot da gre za račun obveznosti.
Pravilo 4: Skupni znesek obremenitev mora biti enak skupnemu znesku dobropisov v transakciji. V nasprotnem primeru naj bi bila transakcija neuravnotežena, računovodski izkazi, iz katerih je sestavljena transakcija, pa bi bili po naravi napačni. Računovodski programski paket bo označil vse neuravnotežene vnose v dnevnik, tako da jih ni mogoče vnesti v sistem, dokler niso popravljeni.
Z upoštevanjem teh pravil o obremenitvi in dobroimetju boste prepričani, da ste v glavno knjigo vpisovali tehnične podatke, kar odpravlja tveganje neuravnoteženega preizkusnega stanja. Vendar samo upoštevanje pravil še ne zagotavlja, da bodo vnosi po vsebini pravilni, saj je za to potrebno tudi znanje o evidentiranju transakcij v veljavnem računovodskem okviru (kot so splošno sprejeta računovodska načela ali mednarodni standardi računovodskega poročanja).
