Napake na zalogi lahko povzročijo napačno stanje končnega stanja zalog, kar posledično vpliva na stroške prodanega blaga in dobiček. Glede na močan vpliv zalog na računovodske izkaze bi se morali zavedati, katere vrste napak se lahko pojavijo v sistemu zalog. Tu je nekaj najpogostejših napak, na katere morate biti pozorni:
Napačno štetje enot . Morda najbolj očitna napaka je, če je fizično štetje zaloge napačno, kar povzroči pretirano visoko ali nizko količino zaloge, ki se nato pretvori v napako pri vrednotenju, ko jo pomnožite s stroški na enoto.
Napačna merska enota . Takrat določeno količino preštejete in vnesete v računovodske evidence, vendar je določena merska enota v glavni datoteki postavke za to postavko drugačna od tiste, ki ste jo predvideli. Tako lahko štejete v posameznih enotah, vendar je merska enota v računalniku nastavljena na desetine, zato je vaša količina zdaj dvanajstkrat napačna. Druge različice uporabljajo palce namesto centimetrov ali unče namesto kilogramov.
Napačni standardni stroški . V standardnem sistemu obračunavanja stroškov shranite standardne stroške postavke v glavno datoteko postavke. Če tega števila nihče ne prilagodi dejanskim stroškom, se zaloge vrednotijo po stroških, ki se ne ujemajo z dejanskimi stroški.
Nepravilno razporejanje zalog . Če uporabljate sistem razporejanja stroškov zalog, kot je FIFO ali LIFO, mora sistem postavki dodeliti stroške na podlagi plast zaloge, v kateri je. Tu so možne sistemske napake. Če to počnete ročno, lahko prevzamete velik delež napak operaterja.
Napačna številka dela . Lahko domnevate, da ima nekaj, kar štejete, določeno številko dela in boste tej številki dela v računalniškem sistemu dodelili število inventarja. Kaj pa, če ima res drugo številko dela? Potem ste pravkar naredili dvojno napako, ker ste naložili pravilno štetje napačnemu delu in sploh niste dodelili nobenega štetja pravilni številki dela.
Napaka prilagajanja štetja ciklov . Števec ciklov lahko pri štetju zalog najde napako in v računovodskih evidencah prilagodi, da jo popravi. To je težava, če že obstaja vnos, ki še ni bil objavljen v sistemu, kar bi že odpravilo "napako". Ta transakcijska zamuda lahko povzroči večje težave, če je vzpostavljen sistem aktivnega štetja ciklov.
Popis v lasti kupca . Stranke imajo lahko nekaj svojega inventarja na vaši lokaciji, zato ga lahko pomotoma štejete, kot da gre za vaš inventar.
Pošiljke . Pri prodajalcih imate morda zalogo pošiljke in jo pozabite prešteti.
Nepravilna mejna vrednost . Zalog lahko pride na sprejemno postajo med fizičnim štetjem, zato ga vključite v štetje. Težava je v tem, da račun ustreznega dobavitelja morda še ni prispel v računovodstvo, zato ste pravkar evidentirali zaloge, za katere ni stroškov.
Prenos neravnovesja . Sistem zalog lahko nastavite tako, da boste morali zmanjšati količino zaloge v enem oddelku in ločeno povečati količino zaloge v drugem oddelku, ko boste prenašali zaloge znotraj podjetja. Če naredite eno, drugega pa ne, potem imate bodisi isti inventar prijavljen na dveh mestih hkrati ali pa sploh ni nikjer.
Napačno odstranjevanje ostankov zaradi izpiranja nazaj . S povratnim splakovanjem zmanjšate ravnotežja v evidencah zalog glede na število proizvedenih enot končnih izdelkov. Temelji na predpostavki, da so standardne količine sestavnih delov, navedene v tehničnem listu, pravilne; če pa se ostanki in pokvaritev razlikujejo, bodo napačne količine na enoti odstranjene iz evidence zalog. Za ublažitev te težave potrebujete odličen sistem poročanja o odpadkih.
Če je napaka zalog povzročila povečanje evidentiranega števila končnih zalog, to pomeni, da so stroški prodanega blaga podcenjeni, tako da je dobiček precenjen. Če pa je napaka zalog povzročila zmanjšanje zabeleženega zneska končne zaloge, to pomeni, da so stroški prodanega blaga precenjeni, tako da je dobiček podcenjen.
