Ko zaposleni želi nekaj kupiti, je tradicionalen pristop, da izpolni obrazec za nakup in ga pošlje nabavni službi. Nabavno osebje razišče, kje lahko dobi zahtevani izdelek po najnižji ceni, nato pa izbrani stranki izda naročilnico. Ko dobavitelj dostavi blago in izda račun, mora plačilno osebje podjetja račun uskladiti z začetnim naročilom in dokazilom o prejemu, nato pa izda plačilo. Ta postopek je izredno okoren, čemur se je mogoče izogniti z uporabo elektronskega kataloga nabave.
Ko zaposleni dobijo dostop do spletnega kataloga nabave, si lahko ogledajo standardiziran seznam izdelkov, ki jih je vnaprej pregledalo in odobrilo nabavno osebje, in oddajo naročila prek sistema. Nato sistem ustvari elektronsko naročilo in ga posreduje navedenemu dobavitelju, skupaj s predhodno odobrenim pooblastilom za nakup. Ko dobavitelj pošlje zahtevano blago podjetju, prejemno osebje pokliče naročilo na delovni postaji in preveri naročeno blago kot izpolnjeno. Nato sistem označi plačilno osebje za plačilo dobavitelju.
Z uporabo spletnega nabavnega kataloga se uresničijo naslednje prednosti:
- Papirologija . Vsi dokumenti, ki jih interno uporabljamo za zahtevanje, naročanje in plačilo nakupov, se izločijo.
- Koncentrirani nakupi . Večina nakupov je usmerjena na majhno število vnaprej izbranih dobaviteljev, kar pomeni, da je podjetje upravičeno do količinskih popustov.
Vendar pa bo za nastavitev spletnih nakupov morda potrebno nekaj sistemskega programiranja, vnaprej pa je treba določiti splošne naročilnice, zaradi česar je to manj stroškovno učinkovita rešitev za manjša podjetja. Prav tako najbolje deluje za naključne nakupe, ne pa za nabavo surovin, kar bo morda zahtevalo podrobnejši sistem upravljanja materiala.
