Obračunavanje terjatev vključuje evidentiranje in plačilo obveznosti. To je primarno funkcionalno področje, na katerem podjetje beleži stroške in plačuje drugim strankam. Ključne računovodske naloge pri plačilih so naslednje:
- Preverjanje računa . Prvi korak pri obračunavanju terjatev je zagotoviti, da so vsi dohodni računi dobaviteljev veljavni. To lahko storite na dva načina. Ena od možnosti je, da pooblaščeni delavec odobri vsak račun. Druga možnost je primerjava informacij na posameznem računu s pooblastilom za nakup in prejem dokumentacije, ki se imenuje trosmerno ujemanje. Ker sta obe možnosti delovno intenzivni, je običajno, da računov z majhnimi vsotami dolarjev ne preverjamo.
- Zapis računa . Ko je račun potrjen, računovodja vnese dolgovani znesek v programsko opremo za obveznosti. Vneseni podatki vključujejo ime dobavitelja, datum računa in znesek računa. Povezani računovodski vnos, ki ga ustvari računovodska programska oprema, je vedno dobropis na računu obveznosti. Pobotajoča obremenitev je lahko na račun odhodkov ali sredstev.
- Plačilo računa . Ko račun zapade v plačilo, ga računovodja nastavi za plačilo prek računovodske programske opreme. To običajno pomeni, da se zažene in pregleda predhodni čekovni register, da se zagotovi dejansko plačilo vseh postavk, predvidenih za plačilo. V tem primeru preverite, ali je zaloga naložena v tiskalnik in čeki natisnjeni. Podporne informacije so priložene vsakemu pregledu in nato posredovane podpisniku, ki pregleda vsak paket informacij za napake in nato podpiše preglede. Druga možnost je pošiljanje elektronskih plačil neposredno na bančne račune dobaviteljev. Po plačilu so vsi podatki o plačilu speti skupaj in vloženi po imenu dobavitelja.
Pri obračunavanju plačilnih obveznosti so vključene številne dodatne naloge, vključno z naslednjimi:
- Redno usklajujte obračun obveznosti, da zagotovite, da se stanje na računu ujema z dejanskimi zneski, dolgovanimi dobaviteljem.
- Po koncu koledarskega leta pošljite dobaviteljem 1099 obrazcev, če skupna plačila zanje presegajo prag.
- Obrnite se na dobavitelje, da zagotovite, da so unovčili vse čeke, ki so jim bili poslani; v nasprotnem primeru bo treba neizvršene čekovne zneske poslati državni vladi kot nepremoženjsko lastnino.
