Dnevnik je postopek beleženja poslovne transakcije v računovodskih evidencah. Ta dejavnost velja samo za sistem dvojnega knjigovodstva. Koraki, povezani z revijo, so naslednji:
Preučite vsako poslovno transakcijo, da ugotovite naravo transakcije. Prejem računa dobavitelja na primer pomeni, da je nastala obveznost. Ali pa vrženje zastarelega inventarja pomeni, da se bo sredstvo zalog zmanjšalo.
Določite, kateri računi bodo prizadeti. To zahteva identifikacijo računov glavne knjige, ki bodo spremenjeni kot rezultat transakcije. Na primer, evidentiranje računa dobavitelja bi lahko pomenilo, da se bo povečal račun za stroške pisarniškega blaga, pa tudi pobotajoči se obračun obveznosti.
Pripravite dnevnik. To vključuje ne samo vnos transakcije v računovodski sistem, temveč tudi njeno dovolj dokumentiranje, da bo nekdo, ki bo kasneje pregledal vnos, razumel, zakaj je bil ustvarjen. V idealnem primeru bi morali vnos zabeležiti prizadete račune, vpisane bremenitve in dobropise, številko vpisa v dnevnik in pripovedni komentar.
Rezultat dnevnika je lahko vnos v glavno knjigo ali v pomožne knjige. Vnos v podrejeno knjigo se izvede, kadar gre za obsežno transakcijo, ki se je poslovodstvo odločilo, da jo povzame ločeno od glavne knjige.
Kot primer postopka vodenja dnevnika je ABC International pravkar podpisal pogodbo z izvajalcem vzdrževanja, da mu plača 1000 USD na mesec v zameno za storitve rednega preventivnega vzdrževanja. Narava posla je ponavljajoča se obveznost. Zadevni računi bodo v breme računa za stroške vzdrževanja znašali 1000 USD, dobroimetje pa 1000 USD. To bo ponavljajoči se mesečni vnos. Vnos v dnevnik je ustvarjen, kot je pravkar zapisano, in označen, da se samodejno ponovi na začetku vsakega naslednjega meseca.
