Poročilo o prejemu se uporablja za dokumentiranje vsebine pošiljke podjetju. Obrazec izpolni prejemno osebje podjetja, ki sprejema dobavljeno blago. Naslednje informacije so običajno vključene v poročilo o prejemu:
- Datum in ura prejema dostave
- Ime ladijske družbe, ki je dostavila blago
- Ime vsakega prejetega predmeta
- Količina vsakega prejetega izdelka
- Številka pooblastila za nakup, če je navedena v dobavni dokumentaciji ali na okencu
- Stanje prejetih predmetov. To je lahko negativni vnos, kjer je zabeleženo le poškodovano blago.
Poročilo o prejemu je mogoče uporabiti na več načinov, vključno z naslednjim:
- Vrne . Če želite vrniti določeno blago, prejemno poročilo dokumentira razlog za vračilo, na primer poškodovano blago.
- Obveznosti . Poročilo o prejemu se lahko uporabi kot dokaz o prejemu v postopku trosmernega usklajevanja. Ta pristop se pogosteje uporablja za nakupe večjih dolarjev.
- Časovne razmejitve . Računovodsko osebje lahko uporabi prejemna poročila, ki so bila izpolnjena ob koncu meseca, za obračunavanje stroškov za račune dobaviteljev, ki še niso prispeli.
Glavna kopija vsakega poročila o prejemu se shrani v oddelku za sprejem. Kopije se pošljejo drugim oddelkom, kot to zahtevajo postopki podjetja, na primer kopija, poslana osebju za obveznosti do dobaviteljev, da dokumentira prejeto blago.
Z vidika nadzora je lahko koristno enolično oštevilčiti vsako prejeto poročilo. Nato lahko preučimo zaporedje številk, da ugotovimo, ali manjka poročilo o prejemu.
