Sistem izločenih sredstev je računovodski sistem za izplačilo in naknadno polnjenje drobnega denarja. Drobni denar je majhna rezerva denarja, ki se hrani na kraju samem na lokaciji podjetja za naključne potrebe po gotovini. Sistem izločenih sredstev je zasnovan tako, da zagotavlja osnovno ročno metodo za sledenje stanja drobnega denarja in kako se denar uporablja. Bistvene značilnosti sistema izločenih sredstev so:
Fiksni znesek gotovine se dodeli majhnemu denarnemu skladu, ki je naveden na ločenem računu v glavni knjigi.
Vse razdelitve gotovine iz blagajniškega sklada so dokumentirane s prejemki.
Potrdila o izplačilu drobnega denarja se uporabljajo kot osnova za občasno dopolnjevanje blagajniškega sklada.
Razlike med pričakovanimi in dejanskimi stanji skladov se redno pregledujejo in preiskujejo.
V bistvu se odhodki pripoznajo, ko se na blagajniški sklad s tekočega računa podjetja napolnijo nova sredstva. Ko se gotovina plača s tekočega računa, je vknjižba v breme različnih stroškov, za katere blagajniški skrbnik priskrbi račune, in dobropis na gotovinskem računu.
Če se znesek gotovine, dodeljen blagajniškemu skladu, namerno ne spremeni, ni nobenega razloga, da bi se kdaj še kdaj vpisal račun, s katerim bi se dokumentiralo stanje drobnega denarja, saj vsa dopolnila v gotovini prihajajo s tekočega računa podjetja.
Glavna značilnost tega sistema je potreba po dokumentiranju vseh izdatkov. S tem je odličen način za ohranitev visoke ravni nadzora nad izplačili gotovine.
Sistem predplačil upada v priljubljenosti, saj veliko podjetij raje uporablja kreditne kartice podjetja za naključne nakupe ali pa zaposleni plačujejo gotovino in nato zaprosijo za povračilo prek sistema povračila stroškov podjetja. Sistem izločenih sredstev lahko povzroči tudi uhajanje denarja iz podjetja bodisi s krajo gotovine bodisi zato, ker skrbnik blaga ne opravlja ustreznega dela pri evidentiranju izplačil.
